Funções do EXCEL – PROCV
abril 7, 2021
O Excel é uma ferramenta fantástica para controle e gestão dos dados de uma empresa. Mas como toda ferramenta, precisa ser utilizada de forma correta para se alcançar os resultados desejados.
Ressaltamos neste contexto algumas ações que não devem ser aplicadas ao Excel, desta forma orientando ao usuário seguir outros caminhos para criar seu controle.
- Deixar espaços em branco:
Os espaços vazios nas células de uma tabela muitas vezes podem ser prejudiciais para o desempenho do Excel. Os espaços podem comprometer o funcionamento de algumas funções, como exemplo o filtro de dados ou o desenvolvimento de uma tabela dinâmica.
- Usar o Excel como editor de texto:
O Excel foi desenvolvido para controle e gestão de números, apesar de não ter problema editar um texto, a dificuldade será formatar adequadamente o conteúdo conforme o restante da planilha, interferindo na leitura, filtros e demais situações.
- Inserir números no cabeçalho:
Colocar números descritos nos cabeçalhos das colunas podem gerar problemas no funcionamento de algumas fórmulas. O Excel pode interpretar o título como uma parte do intervalo de dados e consequentemente interferir no resultado final.
O problema pode ser encontrado ao tentar executar algumas fórmulas matemáticas, como a =SOMA() e a =MULT().
- Compartilhar o arquivo sem proteção:
Com muita frequência um arquivo do Excel é visualizado e editado por mais usuários em uma empresa. Mas, nem sempre todos os usuários precisam alterar determinadas informações. O Excel permite controlar quais dados cada usuário pode editar ou só visualizar. Esta configuração impede que usuários alterem ou excluam informações da planilha, mesmo que seja sem intenção.
- Distribuir planilhas sem tratamento de erros:
Algumas das mensagens de erro que podem aparecer nas planilhas do Excel são (#N/D, #NOME?, #NULO!, #NUM!, #REF! e #VALOR!). Esses erros acontecem por vários motivos, desde dados inválidos até exclusão de cédulas. As funções de tratamento de erro em fórmulas do Excel são extremamente úteis para facilitar a alimentação correta das planilhas e torná-las mais organizadas. Funções como a SEERRO pode ser aproveitada para indicar ao usuário por que o resultado da fórmula é impróprio.
- Destruir dados recentes:
Reaproveitar a mesma planilha para inserir novos dados pode ser rápido e prático, por já estar com as fórmulas feitas e os cálculos automatizados, mas é uma escolha perigosa, principalmente se as informações do arquivo forem recentes. Por isso orientamos sempre que for realizada esta ação, faça uma cópia da planilha original e arquive. Diante de qualquer erro se utiliza o backup.
- Vincular dados de muitas pastas de trabalho:
Relacionar dados entre várias planilhas é uma funcionalidade muito interessante do Excel, mas é preciso ter muito cuidado. Essa opção torna-se um problema quando o usuário deixa pastas abertas e ou modifica os dados sem atualizar os links, dificultando o gerenciamento dos dados. O mais correto a fazer quando se há necessidade de ligar muitas planilhas é mudar as fórmulas e buscar outra solução para chegar ao resultado.
- Exagerar nas linhas e colunas ocultas:
O programa permite ocultar linhas e colunas, tirando de vista sem excluir de vez da planilha. O recurso é muito usado para organizar os dados antes da impressão e também para organizar a leitura de uma planilha quando existem dados que não são mais relevantes para a análise, mas ainda precisam estar na planilha para fins de comparações futuras. Mas, se não for usada da maneira correta, a funcionalidade pode confundir o entendimento de outros usuários, que podem não compreender a lógica dos dados. Como também, a ocultação pode prejudicar o funcionamento de planilhas que usem outros softwares para geração de informações e relatórios como VBA e Power BI.
- Criar fórmulas complexas desnecessariamente:
Muitos usuários acreditam que inserir várias operações em uma única fórmula é uma opção para otimizar o tempo de trabalho, mas, conforme a planilha aumenta de tamanho e complexidade, problemas podem surgir. Por isso tome cuidado onde são aplicadas as fórmulas mais complexas, como PROCV e DESLOC, pode deixar a planilha pesada e consequentemente, mais lenta.
- Células Mescladas:
Células mescladas é muito bom, deixa o layout mais limpo, mas, elas podem prejudicar o funcionamento da planilha. Exemplo, você perde a capacidade de classificar os dados corretamente, como os filtros ou até executar códigos em VBA, ou até puxar dados para o Power BI. Utilizar tabela dinâmica sem chance, SOMASE, CONT.SE e por aí vai.
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